Contoh Surat Paklaring dan Elemen yang Wajib Diketahui

Tenaga kerja yang memutuskan keluar dari perusahaan baik karena mengundurkan diri maupun diberhentikan, memiliki hak untuk mendapat paklaring sebagai bukti pernah bekerja.

Jika menilik pada definisinya, paklaring berisi surat pernyataan yang menyebutkan jika seseorang pernah bekerja pada satu perusahaan dengan jabatan san rentan waktu tertentu.

Sebagai bukti tertulis, surat ini dikeluarkan dan bersifat legal melalui tanda tangan HRD atau atasan yang berkaitan. Nah, jika Anda mewakili perusahaan atau karyawan yang sekadar ingin tahu contoh surat paklaring, berikut ini format dasarnya.

Contoh Surat Paklaring

PT (Nama Perusahaan)

Jl. (Alamat Perusahaan)

SURAT PAKLARING

No.: 01/HRD/VI/2020 (nomor surat yang sesuai)

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: (Nama Kepala HRD atau atasan ybs)

Jabatan: (Detail Jabatan)

Alamat: (Alamat kantor/tempat keluarnya surat)

Menerangkan bahwa yang bersangkutan di bawah ini:

Nama: (Nama karyawan)

Alamat: (alamat unit kerja karyawan)

Adalah benar merupakan karyawan di (nama perusahaan) terhitung sejak (tanggal bergabung dan tanggal efektif resign) dengan jabatan terakhir sebagai (posisi karyawan).

(Nama karyawan) telah bekerja dengan penuh dedikasi dan loyalitas yang baik kepada perusahaan serta tidak pernah terlibat hal-hal negatif yang membawa pengaruh buruk bagi perusahaan selama menjadi karyawan (Nama perusahaan).

Melalui pernyataan ini pula, kami menjelaskan jika yang bersangkutan telah mengundurkan diri atas keinginan pribadi (jika resign). Kami berterima kasih atas kinerja yang telah dilakukan selama bekerja. Semoga yang bersangkutan menjadi lebih sukses dan baik di masa yang akan datang atau dimanapun tempat yang baru.

Demikian surat dibuat untuk dipergunakan sebagaimana seharusnya.

(Kota perusahaan), (waktu)

TTD

(Nama kepala HRD/Atasan)

(Jabatan yang bertanda tangan)

Elemen Surat Paklaring

Contoh di atas bisa dijadikan format dasar meski tak seluruhnya harus serupa. Untuk membuat surat paklaring yang ideal, beberapa elemen harus dimiliki seperti berikut ini.

· Lampirkan Kertas dengan Kop Surat

Kop surat merupakan identitas perusahaan untuk keperluan administrasi semisal persuratan dan lain-lain. Kop surat umumnya ditaruh pada bagian atas surat guna mengetahui pengirim surat tersebut.

Kop surat juga berfungsi untuk menegaskan jika surat yang dikeluarkan bersifat resmi.

· Terdapat Bukti Pengesahan

Elemen berikutnya yang harus ada adalah bukti pengesahan berupa stempel atau cap perusahaan. Bukti ini sebagai pertanggungjawaban resmi, dan penegasan jika surat dikeluarkan secara sah.

Stempel dibubuhkan di atas tanda tangan kepala HRD atau atasan yang mewakili, jika struktur perusahaan kecil. Tanpa kedua elemen tersebut maka perusahaan dianggap tidak resmi.

· Berisi Pernyataan Positif

Ada dua sebab umum karyawan mengundurkan diri, pertama keinginan sendiri dan kedua karena Putus Hubungan Kerja (PHK). Penyebabnya, bisa karena kinerja buruk atau perusahaan yang dalam kondisi kritis sehingga memutus kontrak karyawannya.

Sementara untuk alasan resign, memiliki sebab yang jauh lebih kompleks dan tidak bisa dilihat dari satu atau dua sebab saja. Bisa karena tawaran pekerjaan lain, membuka bisnis atau alasan personal lain yang mengharuskannya berhenti.

· Berisi Informasi Dasar

Format terakhir yang harus ada pada surat paklaring adalah memuat informasi dasar yakni data karyawan. Data karyawan umum yakni nama, NIK, jabatan serta sebab pemutusan untuk beberapa aspek.

Selain empat poin di atas, hal dasar yang juga perlu diperhatikan dalam contoh surat paklaring adalah bahasa runut serta penjelasan logis. Surat ini, nantinya bakal menjadi rekomendasi yang dipegang karyawan untuk diterima di perusahaan lain.