Info IT

Tips Untuk Mengelola Aset Digital Perusahaan

Aset digital adalah alat berharga yang dapat membantu bisnis mendapatkan keunggulan kompetitif. Penting untuk mengontrol aset digital yang dimiliki.  Ini terutama benar...

Written by Irfan · 4 min read >
Apa itu Digital Aset

Aset digital adalah alat berharga yang dapat membantu bisnis mendapatkan keunggulan kompetitif. Penting untuk mengontrol aset digital yang dimiliki.  Ini terutama benar karena kita semakin fokus pada dunia digital.  Akses dengan cepat dan mudah akan menciptakan pengalaman pelanggan yang positif.

Satu hal yang pasti adalah informasi produk hanya berharga jika terstruktur, akurat, dan mudah diakses.  Di sinilah manajemen aset digital berperan, membuat aset mudah tersedia bagi pengguna dan karyawan dengan cara yang mendukung proses bisnis secara efisien dan efektif.

Apa itu Aset Digital

Aset adalah sesuatu yang bernilai.  Aset Anda penting karena menghasilkan banyak uang, baik jangka pendek maupun jangka panjang dan penting untuk mencapai tujuan, strategi, dan sasaran Anda.

Sederhananya, aset digital adalah aset yang bersifat digital.  Ini termasuk logo, gambar, grafik, file audio, video, animasi, presentasi, hak pengguna yang relevan, situs web atau blog bisnis, proses bisnis, aplikasi, inventaris bisnis, kekayaan intelektual, materi pemasaran online, file desain, dokumen bisnis, dan lain-lain  berharga bagi perusahaan.

Aset digital berkontribusi pada kesuksesan penjualan online karena beberapa memiliki nilai pribadi dan lainnya, nilai moneter yang nyata.

Faktor pembeda adalah bahwa aset digital mengandung informasi melalui metadata yang menyertainya yang membawa nilai bagi organisasi.

Solusi: Digital Asset Management (DAM)

DAM hadir sebagai jawaban atas masalah penyimpanan dan pengambilan aset digital.  Perusahaan berlomba-lomba dengan harapan dapat mengoptimalkan konten mereka di seluruh siklus hidup aset digital mereka dengan cara yang efisien.  Di sini, sejumlah besar aset digital organisasi disimpan, diatur, dikelola, diakses, dan didistribusikan secara efisien dari repositori pusat.

Ini adalah cara yang aman untuk menampung dan mengambil kembali aset digital dengan mudah karena berbasis cloud.

Manfaat Menggunakan DAM

Dengan mengatur aset digital, kita tidak perlu repot menyisir jutaan aset digital dan menawarkan cara yang lebih mudah dan sederhana untuk mengambil dan membagikan file digital di berbagai platform dan pengguna.

Konsistensi di Seluruh Saluran Penjualan

Ini sangat penting dalam kehidupan sebuah merek.  Seringkali, konsumen cepat membeli dari merek yang mereka kenal dan percayai.  Tanpa konsistensi informasi di seluruh saluran penjualan, akan ada pemutusan hubungan antara merek dan pelanggan.  Dengan demikian, penggunaan aset digital terorganisir akan membantu menyampaikan pesan terpadu kepada pelanggan terlepas dari platform yang digunakan.

Ada keamanan data sebagai hasil dari kontrol yang ditawarkan sistem untuk aset digital yang digunakan karena akses dikontrol oleh administrator, sehingga mengurangi risiko kebocoran informasi.  Ini juga memfasilitasi kontrol dan pengelolaan yang tepat dari identitas merek dengan mengelola versi global dan lokal dari aset di seluruh platform untuk keterlibatan pelanggan.

Memaksimalkan Efisiensi Proses Internal

Organisasi aset digital yang tepat membuat proses internal lebih cepat dan lebih efisien dan memberi ruang bagi karyawan untuk berkonsentrasi pada fungsi inti yang menghasilkan pendapatan, sehingga mengurangi redundansi alur kerja ke tingkat minimum yang paling rendah.  Lebih lanjut, kolaborasi tim didorong karena menjadi sangat mudah untuk mengakses aset digital yang mereka butuhkan ketika mereka membutuhkannya, membantu arus informasi yang cepat untuk keunggulan kompetitif.

Hemat Waktu dan Uang

Waktu yang dihabiskan untuk mencari file dan folder serta mengembalikan aset yang hilang disimpan.  Ini juga mengarah pada akses cepat ke file saat diperlukan, yang meningkatkan kualitas keseluruhan dari strategi komunikasi merek Anda.  Ini juga menghilangkan biaya yang terkait dengan pengambilan informasi dan kerugian selanjutnya.  Aset lama dapat digunakan kembali dengan sedikit perubahan.

Aksesibilitas Mudah

Organisasi aset digital Anda membuatnya tersedia dengan mudah kapan saja dan di mana saja.  Dengan penyimpanan terpusat, pengaturan aset dengan metadata dan tag menjadi jauh lebih mudah.  Ini membantu dengan membuat aset mudah diakses oleh pengguna yang berwenang.

Aktifkan Integrasi Sistem yang Benar

Aset digital terorganisir memudahkan integrasi informasi dengan solusi manajemen lain seperti Sistem Manajemen Konten (CMS), solusi Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM), dan Manajemen Informasi Produk (PIM).  Ini akan membantu perusahaan Anda meluncurkan konten khusus di berbagai saluran digital.  Produksi konten, pembagian, dan waktu serta biaya distribusi akan menjadi lebih efisien karena sistem yang mudah diakses ini menyimpan informasi secara terpusat.

Tips Mengatur Aset Digital

Tidak seperti sebelumnya, jumlah data yang dihasilkan dalam sehari sangat banyak, oleh karena itu diperlukan penyimpanan dan pengorganisasian.  Apa pun industri yang Anda operasikan, Anda akan membutuhkan aset digital, dan bisnis yang dapat memanfaatkan organisasi aset digital dapat menjadi lebih efektif dan efisien dalam operasi dan pertumbuhannya secara keseluruhan.

Manfaat manajemen aset yang dibahas di atas memberi kita pemahaman yang jelas tentang kebutuhan untuk mengatur aset digital kita.  Singkatnya, ini meningkatkan efisiensi alur kerja, menghemat waktu dan biaya, mengurangi kekacauan informasi dan memberi Anda kendali atas akses informasi.  Tips berikut dapat diterapkan pada organisasi aset digital;

Tip 1: Buat Daftar Aset yang Lengkap

Harus ada dokumentasi yang tepat dari semua aset digital yang dimiliki perusahaan.  Ini harus menjadi langkah pertama karena akan memberikan pemahaman mendalam tentang aset yang akan dibutuhkan untuk setiap individu, tim, dan departemen.  Audit yang tepat untuk file juga menetapkan dasar untuk pembuatan struktur organisasi untuk file.

Pembuatan, pengelolaan, dan organisasi aset digital membutuhkan upaya kolaboratif dari departemen dan staf.  Ini karena struktur DAM Anda akan beroperasi harus melibatkan masukan dari tim yang akan memiliki akses ke sana dan memanfaatkan sistem.  Kebutuhan setiap anggota tim akan dibahas dan vendor terbaik yang memenuhi persyaratan akan dipilih.  Jika organisasi gagal melakukan ini, tingkat adopsi pengguna akan lambat.

Tip 2: Gunakan Folder

Penggunaan folder dapat membantu membuat penyimpanan aset digital Anda tetap konsisten.  Struktur folder Anda sangat penting.  Harus ada folder berbeda untuk profil berbeda yang akan ditetapkan ke aset digital.  Struktur folder penting dalam pengelolaan aset digital Anda.

Folder juga dapat menjadi alat hebat yang Anda inginkan saat menerapkan kata kunci.  Beberapa sistem manajemen aset digital menggunakan folder tempat data disimpan untuk menghasilkan kata kunci.  Inilah sebabnya mengapa nama folder harus dipertimbangkan dengan hati-hati karena kata kunci akan diterapkan berdasarkan itu.

Memiliki banyak folder individual menciptakan kesulitan dalam menyimpan file, terutama jika file tidak jelas.  Alih-alih, gunakan subfolder untuk mengategorikan lebih lanjut aset Anda di dalam folder dan membuat struktur file logis.  Ingatlah selalu bahwa tidak cukup hanya memiliki folder dan file yang terorganisir dengan baik;  Penting juga untuk membiasakan diri membersihkannya agar Anda tidak memiliki banyak aset usang.

Tips 3: Beri Label Aset Anda dengan Metadata

Metadata, seperti namanya, adalah data tentang suatu data, yang memudahkan pengguna untuk mengelola data dengan lebih efisien.  Dengan data, kami mengacu pada aset digital seperti gambar, video, file audio, dan sebagainya.

Metadata adalah lapisan informasi yang berguna untuk manajemen aset digital.  Ini karena membantu pengguna menemukan dan memanfaatkan sumber informasi.  Dengan database besar yang tumbuh dengan kecepatan cahaya, metadata adalah kunci untuk masalah pengambilan informasi.

Baca juga : Masa Depan Aset Digital

Metadata membuat anggota tim saat ini dan yang akan datang mengetahui tentang aset konten.  Selain itu, menghemat waktu mengetahui cara menggunakannya lebih baik daripada mengacaukan ribuan file.  Penambahan metadata ke aset membuatnya lebih mudah diakses dan lebih mudah dikelola.

Tip 4: Cadangkan Cadangan

Tidak peduli seberapa gila kedengarannya, penting untuk memiliki cadangan dari cadangan.  Kita tidak bisa terlalu berhati-hati dalam hal aset digital Anda.  Keamanan aset digital penting.  Karyawan biasanya hanya berpikir untuk mencadangkan file setelah mereka kehilangannya.  Kita cenderung lupa bahwa semakin sering kita melakukan backup file, semakin rendah risiko kehilangan aset digital.

Hampir semua sistem manajemen aset digital memiliki fitur cadangan yang ditanamkan di dalamnya.  Terlepas dari fitur ini, penting untuk memiliki cadangan dari cadangan.

Tips 5: Kontrol Akses Aset Digital

Penggunaan sistem DAM memberi organisasi manfaat dari kontrol terpusat terutama untuk sejumlah besar aset digital.  Ini menunjukkan bahwa banyak aset digital Anda dapat diakses dari repositori pusat tetapi dibatasi oleh peran grup pengguna.

Baca juga : Apa Itu Aset Digital Yang Penting Bagi Perusahaan

Sistem DAM memberikan akses kepada pengguna sejalan dengan berbagai tugas seperti melihat pratinjau aset, kemampuan untuk mengunggah aset, menghapus aset, memesan aset, mengedit metadata ke aset, dan banyak lagi.  Meskipun beberapa mungkin memiliki hak untuk beberapa tugas, beberapa pengguna lain mungkin memiliki akses terbatas.

Aset digital mengambil sumber daya dalam pembuatannya.  Selain itu, kita mungkin kesulitan menemukan konten yang kita butuhkan.  Sistem manajemen menggunakan kata kunci, tag, dan folder untuk mempermudah pencarian aset digital.  Inilah sebabnya mengapa penting untuk mengetahui pengambilan dan aksesibilitas pengguna yang mudah dan tepat waktu sangat penting.  Anda juga dapat memanfaatkan metadata dengan benar untuk memudahkan pengelolaan aset digital.

tips riset kata kunci untuk pemula

Tips Riset Kata Kunci Untuk Pemula

Dwi in Info IT
  ·   3 min read

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *